【2026年】個人事業主の請求書の書き方｜書く項目とインボイスの記載事項、作成ソフト3選も比較

請求書の書き方

請求書の形式は、法律で1つに決まっているわけではありません。ただし、取引先が支払いの手続きをしやすいように、次の項目をそろえておくのが一般的です。インボイス（適格請求書）にする場合は、国税庁が定める記載事項も必要になります。

1. 基本の項目を書く

個人事業主の請求書に書く主な項目は、次のとおりです。

「品目」に書く作業の日付や納品日は、インボイスの記載事項にある「取引年月日」にもあたります。月にまとめて請求する場合は「〇月分」のように期間を書いておくと、取引先も確認しやすくなります。

2. インボイス（適格請求書）にする場合の記載事項

インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）として登録している人は、取引先から求められたときに適格請求書を渡すことになります。登録していない人は、適格請求書を発行できません。登録するかどうかの判断は、税務署や税理士に相談してください。

国税庁の「適格請求書等保存方式に関するQ&A」では、適格請求書の記載事項は次の6つとされています。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称と、登録番号
2. 取引年月日
3. 取引の内容（軽減税率の対象品目がある場合は、その旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）と、適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

基本の項目と比べると、主に増えるのは「登録番号」「適用税率」「税率ごとの消費税額」の3つです。たとえば、10%の作業代金だけを請求する場合は、「10%対象 100,000円　消費税 10,000円」のように書きます。

同じQ&Aでは、消費税額の1円未満の端数は「1枚の適格請求書につき、税率ごとに1回」処理するとされています。品目ごとに端数を処理してから合計する方法は認められていません。切り上げ・切り捨て・四捨五入のどれを選ぶかは自由です。作成ソフトを使うと、この計算は自動で行われます。

3. 源泉徴収が必要な場合がある

原稿料、講演料、デザイン料など、報酬の種類によっては、支払う側（取引先）が所得税と復興特別所得税を源泉徴収してから支払います。国税庁のタックスアンサー（No.2795）では、個人に支払う原稿料などの税率は、支払金額が100万円以下の部分は10.21%、100万円を超える部分は20.42%とされています。

源泉徴収の対象になる場合、請求書に源泉徴収税額と、差し引いた後の振込額を書いておくと、入金額と照らし合わせやすくなります。計算の例は次のとおりです。

同じタックスアンサーでは、請求書などで報酬の額と消費税の額がはっきり分かれていれば、報酬の額だけを源泉徴収の対象にしてよいとされています。上の例はこの考え方で計算しています。

ただし、自分の仕事が源泉徴収の対象になるかどうかは、報酬の種類や取引先によって変わります。取引先に確認したうえで、判断に迷うときは税務署や税理士に相談してください。

4. 送り方を決める（PDF・郵送）

請求書の送り方は、主に次の2つです。どちらにするかは、取引先の希望に合わせます。

• PDFをメールで送る：作った請求書をPDFにして、メールに添付するか、作成ソフトの送付機能で送ります。早く届き、郵送代もかかりません。件名に「請求書送付のご案内（〇月分）」のように書くと、取引先が見つけやすくなります。
• 紙を郵送する：印刷して封筒で送ります。総務省のガイドラインでは、請求書は「信書」にあたるとされています。郵便（第一種郵便物など）か信書便で送り、信書を送れないサービスは使わないようにしましょう。

作成ソフトの中には、郵送の代行（印刷・封入・投函）を頼めるものもあります。紙で送る取引先が多い場合は、手間を減らす方法として考えてみてください。

5. 控えを保存する

送った請求書の控えは、自分の手元にも残しておきます。インボイス発行事業者の場合、国税庁のQ&Aでは、交付した適格請求書の写しは、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を過ぎた日から7年間保存するとされています。

メールでPDFを送った場合、そのデータを保存するときには、電子帳簿保存法のルールがあります。保存の方法や、インボイス発行事業者でない人の保存期間は、国税庁の案内で確認するか、税理士に相談してください。作成ソフトの多くは、発行した請求書をサービス上に残せるので、控えの整理がしやすくなります。

請求書を送る前のチェックリスト

• 宛名の会社名・担当者名に間違いがない
• 請求日と請求番号を書いた
• 品目に、いつの何の代金かを書いた
• 小計・消費税・合計金額の計算が合っている
• 振込先の口座番号と名義に間違いがない
• 支払期限を書いた
• インボイス発行事業者なら、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額を書いた
• 源泉徴収の対象かどうかを取引先と確認した
• 取引先の希望に合わせて、PDFか郵送かを決めた
• 控えを保存した

比較表

上の項目を毎回手で書くのは手間がかかります。請求書作成ソフトを使えば、取引先や品目を登録しておいて選ぶだけで作れて、消費税や源泉徴収税の計算も自動で行えます。ここでは、書き方の手順に関係する機能を中心に3つを比べました。料金や郵送の違いをもっと詳しく知りたい人は、個人事業主向け請求書作成ソフトの比較も参考にしてください。

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