【2026年】納品書の書き方｜書く項目と記入例、請求書との違い、作成ソフト3選も比較

納品書の書き方

納品書の役割と、ほかの書類との違い

納品書は、商品や成果物を納めたときに、その内容を知らせるために渡す書類です。法律で発行が義務づけられた書類ではなく、決まった書式もありません。取引先から求められたときや、社内のルールで出す、という使われ方が一般的です。

ただし、取引先によっては「納品書と照らし合わせて検品する」「納品書がないと支払いの手続きが進まない」ということもあります。初めての取引では、納品書が必要かどうかを先に確認しておくと安心です。

よく似た書類との違いは、次のとおりです。

流れでいうと「見積書 → 納品書 → 請求書」の順に出すことが多いです。見積書の書き方は、見積書の書き方とテンプレートでくわしくまとめています。

納品書に書く項目

納品書に入れる主な項目は、次のとおりです。

「発行日」と「納品日」は同じ日になることも多いですが、別の日になるときは両方を書いておくと、取引先が確認しやすくなります。

金額欄の記入例

金額欄は、品目ごとの金額を並べてから、小計・消費税・合計を書きます。

金額は、見積書や請求書と食い違わないようにします。とくに、見積から内容や数量が変わったときは、納品書と請求書の両方を直し忘れないように気をつけましょう。

手書き・Excel・作成ソフトの選び方

納品書の作り方は、主に3つあります。

• 手書き（市販の納品書の用紙）：文房具店などで買える複写式の用紙に書きます。パソコンがない現場でもすぐ書け、控えも同時に残ります。一方で、枚数が増えると書く手間と計算ミスが増えます。
• Excel・Wordのテンプレート：すでにパソコンで作業している人なら、費用をかけずに始められます。ただ、見積書や請求書を作るたびに、同じ内容を打ち直したりコピーしたりする手間がかかります。
• 作成ソフト（クラウドサービス）：取引先や品目を登録しておけば、選ぶだけで作れます。消費税の計算は自動で、見積書から納品書、納品書から請求書へと変換できるサービスもあります。

月に数枚なら手書きやExcelでも十分です。見積書・納品書・請求書をセットで出すことが多いなら、変換できる作成ソフトを使うと、打ち直しが減ります。

請求書と兼ねる場合

小さな取引では、納品と同時に代金を請求することもあります。その場合は、「納品書兼請求書」として1枚にまとめる方法があります。

1枚にまとめるときは、納品書の項目に加えて、請求書に必要な振込先と支払期限を書きます。タイトルを「納品書兼請求書」としておくと、取引先も1枚で両方の役割があるとわかります。取引先によっては書類を分けてほしいこともあるので、事前に確認しておきましょう。

反対に、毎回の納品のたびに納品書を出し、月末にまとめて請求書を出す方法もあります。この場合は、請求書に「どの納品書の分か」がわかるように、納品書番号や納品日を書いておくと照らし合わせやすくなります。

インボイスの記載事項を満たす場合

インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）として登録している人は、取引先から求められたときに適格請求書を渡すことになります。国税庁のタックスアンサー（No.6625）では、適格請求書は「請求書、納品書等」とされていて、名前が「請求書」でなくても、記載事項を満たしていれば納品書でもかまいません。

記載事項は、次の6つです。

1. 書類を作った事業者の氏名または名称と、登録番号
2. 取引年月日
3. 取引の内容（軽減税率の対象品目がある場合は、その旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）と、適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

国税庁の「適格請求書等保存方式に関するQ&A」では、1枚の書類ですべてを満たす必要はなく、書類どうしの関連がはっきりしていれば、納品書と請求書の2枚を合わせて記載事項を満たす方法も示されています。たとえば、日々の品目や税率ごとの消費税額は納品書に書き、登録番号は請求書に書く、という分け方です。

この方法をとる場合、消費税額の端数処理は、同じQ&Aで「納品書につき税率ごとに1回」行うとされています。請求書だけでインボイスの記載事項を満たすなら、納品書の書き方を変える必要はありません。どちらにするかで迷うときは、税務署や税理士に相談してください。

控えの保存期間

自分が出した納品書の控えも、事業の書類として保存しておきます。国税庁の「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」では、白色申告の人は、業務で作ったり受け取ったりした請求書・納品書・送り状・領収書などの書類を5年保存するとされています。青色申告の人についても、タックスアンサー（No.2070）で、請求書・見積書・納品書・送り状などは5年保存でよい書類の例に挙げられています。

ただし、納品書を適格請求書（またはその一部）として出した場合は、インボイスの写しとしての保存が必要になり、保存期間も変わります。法人の場合も期間の考え方が異なります。自分の場合に何年保存すればよいかは、国税庁の案内で確認するか、税理士に相談してください（確認日：2026年10月25日）。

納品書を送る前のチェックリスト

• 取引先に、納品書が必要かどうかと、紙かPDFかを確認した
• 宛先の会社名・担当者名に間違いがない
• 発行日・納品書番号・納品日を書いた
• 品目・数量・単価・金額が、見積書や実際の納品物と合っている
• 小計・消費税・合計の計算が合っている
• 請求書と兼ねるなら、振込先と支払期限を書いた
• インボイスの記載事項を納品書で満たすなら、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額を確認した
• 控えを保存した

比較表

納品書だけでなく、見積書や請求書も出すなら、書類を変換できる作成ソフトが便利です。ここでは、納品書を作れるか、見積書→納品書→請求書の変換ができるかを中心に3つを比べました。

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