【2026年】個人事業主の電子帳簿保存法のやり方｜電子取引データの保存・検索要件・ファイル名・事務処理規程｜やよい・freee・マネーフォワードを比較

個人事業主の電子帳簿保存法のやり方

ここでの説明は、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」などのパンフレット、タックスアンサーで確認できた内容にしぼっています（確認日：2026年11月9日）。制度は改正されることがあり、自分の事業がどの扱いになるかは個別の判断になります。迷うときは、所轄の税務署や税理士に確認してください。

1. 電子帳簿保存法の3つの区分を知る

国税庁は、電子帳簿保存法の保存方法を次の3つに分けて説明しています。

ポイントは、**義務になっているのは3つめの「電子取引データの保存」**だということです。会計ソフトの帳簿をデータで残すことや、紙の領収書をスキャンして捨てることは、使いたい人が要件を満たして選ぶ制度です。

2. 自分の「電子取引」を洗い出す

電子取引とは、注文書・契約書・請求書・領収書などに書かれる内容を、データでやり取りする取引です。国税庁の一問一答では、次のようなものが例として挙げられています。

• メールで受け取った請求書や領収書のPDF
• ネット通販のサイトからダウンロードした領収書
• クラウドサービスを通じて受け取った請求書
• インターネットバンキングでの振込の記録
• スマホアプリで受け取った利用明細

受け取った側だけでなく、自分がデータで送った請求書の控えも保存の対象です。まずは「どこからデータで受け取っているか」「何をデータで送っているか」を書き出してみましょう。メール、通販サイト、クラウドの請求書サービス、ネットバンキングあたりが、多くの個人事業主に当てはまります。

保存するファイルの形式は問われていません。国税庁のパンフレットでは、PDFに変換したものやスクリーンショットでも問題ないと案内しています。

3. 紙に印刷して保存するのではなく、データのまま残す

電子取引データは、データのまま保存するのが原則です。一問一答では、令和3年度の改正後は、データを印刷した紙を保存書類として扱わないこととされています。「印刷してファイルに綴じておけば大丈夫」とはならない点に注意しましょう。

自分の管理用に、データを保存したうえで印刷して紙でも持っておくことは、禁止されていません。あくまで「データのほうを正式に残す」と考えてください。

4. 改ざん防止の措置（真実性）をとる

保存したデータが後から書き換えられていないことを示すため、次のいずれかの措置をとります。

• タイムスタンプが付いたデータを受け取る
• 受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付ける
• 訂正・削除の記録が残る（または訂正・削除ができない）システムで受け取り・保存する
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作り、それに沿って運用する

国税庁のパンフレットでは、事務処理規程を作って守る方法を「システム費用等をかけずに導入できる方法」として紹介しています。個人事業主なら、この方法から始めるのが現実的です。

5. 事務処理規程を用意する

国税庁のホームページには、規程のサンプルが掲載されています。電子取引用には「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の法人の例と個人事業者の例があり、Word形式でダウンロードできます。

個人事業者の例をもとに、自分の名前や事業の内容、訂正・削除が必要になったときの手順などを書き込み、すぐ見られる場所に保管しておきます。作っただけで終わりにせず、規程に書いたとおりに運用することが大切です。規程の内容を自分の事業に合わせてどう書くかに迷うときは、税理士に相談してください。

6. 「日付・金額・取引先」で探せるようにする（検索要件）

保存したデータは、税務調査などで求められたときにすぐ出せるよう、探せる状態にしておく必要があります。国税庁が示す原則のルールは次のとおりです。

• 「取引年月日（日付）・取引金額・取引先」で検索できる
• 日付または金額は、範囲を指定して検索できる
• 2つ以上の項目を組み合わせて検索できる

あわせて、データを画面や紙に表示できるよう、パソコン・ディスプレイ・プリンタや操作の説明書を備えておきます（可視性）。

7. 売上高5,000万円以下なら検索要件が不要になる

すべての人が上の検索ルールを満たさなければならないわけではありません。次のどちらかに当てはまり、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしている場合は、検索の要件が不要とされています。

• 基準期間（個人は前々年）の売上高が5,000万円以下
• データを印刷した書面を、日付と取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている

多くの個人事業主は、前々年の売上高が5,000万円以下に当てはまるはずです。この場合は、データを消さずに保存し、求められたら提出できるようにしておけば、検索の仕組みを作り込まなくても対応できます。ただし、改ざん防止の措置（事務処理規程など）は別に必要です。

8. 要件に対応できない「相当の理由」があるときの猶予措置

令和6年1月1日以後の電子取引について、人手不足やシステムの整備が間に合わないなど、要件どおりに保存できない「相当の理由」があると所轄の税務署長が認める場合は、猶予措置があります。

• 相当の理由があると認められること（事前の申請は不要）
• 税務調査などで、データのダウンロードや、印刷した書面の提示・提出を求められたときに応じられること

この2つを満たせば、改ざん防止や検索の要件がなくても、データを保存しておけばよいとされています。ただし、データの保存そのものに代えて紙だけを残すことは認められていません。自分の状況が「相当の理由」に当たるかどうかは、税務署に確認してください。

9. ファイル名を「日付_金額_取引先」にそろえる

専用のシステムがなくても、国税庁は次の2つの方法を案内しています。

• 規則的なファイル名：ファイル名に日付・金額・取引先を入れ、決まったフォルダにまとめて、パソコンの検索機能で探す
• 索引簿：表計算ソフトで、連番・日付・金額・取引先などの一覧（索引簿）を作る。国税庁のホームページに作成例がある

ファイル名の例として、国税庁のパンフレットには次の形が載っています。

20240331_110000_(株)霞商店.pdf
20240210_330000_国税工務店(株).msg

「年月日（8桁）_金額_取引先」の順にそろえておくと、日付順に並び、取引先名でも探せます。フォルダは「2026年」「2027年」のように年ごとに分けておくと、保存期間の管理もしやすくなります。売上高5,000万円以下で検索要件が不要な人でも、ファイル名をそろえておけば、自分で探すときに役立ちます。

10. 紙で受け取った領収書は紙のままでよい

国税庁のパンフレットでは、電子取引の保存は「あくまでデータでやりとりしたものが対象」で、紙でやり取りしたものをデータにしなければならないわけではないと案内しています。お店で受け取った紙のレシートや領収書は、これまでどおり紙のまま保存して問題ありません。

紙をスキャンや撮影して原本を捨てたい場合は、任意のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。一問一答では、200dpi以上の解像度、カラー（赤・緑・青それぞれ256階調以上。一般書類はグレースケールでも可）、受け取ってからの入力期限（早期入力方式ならおおむね7営業日以内）、タイムスタンプ、日付・金額・取引先での検索などが挙げられています。要件が細かいので、使う場合は対応した会計ソフトを使い、国税庁の案内とソフトの手順を確かめてから始めましょう。

11. 優良な電子帳簿と、過少申告加算税・65万円控除の関係

会計ソフトの帳簿を、「優良な電子帳簿」の要件を満たしてデータで保存すると、次の2つの特例があります。

• 過少申告加算税の軽減：あらかじめ届出書を出しておくと、帳簿に記録された事項について後から申告漏れが見つかったときの過少申告加算税が5%軽減される（隠蔽・仮装があった場合は対象外）
• 青色申告特別控除65万円：仕訳帳と総勘定元帳を優良な電子帳簿で保存し、届出書をその年分の確定申告期限（翌年3月15日）までに出すことが、65万円控除の条件の1つになる

優良な電子帳簿の要件には、訂正・削除の履歴が残ること、帳簿の間の相互関連性、日付・金額・取引先での検索などがあり、最初の記録の段階から一貫してパソコンで作っていることが前提です。

ただし、65万円控除は優良な電子帳簿でなくても、e-Taxで期限内に申告書・貸借対照表・損益計算書を送れば条件を満たせます（55万円控除の条件を満たしていることが前提）。どちらで条件を満たすかは、使っている会計ソフトや申告の方法に合わせて選べます。青色申告の申請から申告までの流れは「青色申告のやり方」でまとめています。

12. 保存期間を守り、続けられる仕組みにする

電子取引データも、紙の書類と同じく決められた期間保存します。保存期間は書類の種類によって異なるので、国税庁の案内で確認しましょう。データはパソコン1台だけに置かず、クラウドや外付けの記録媒体にも残しておくと安心です。

毎回のファイル名の変更や保存が負担なら、会計ソフトの証憑保存の機能を使う方法もあります。次の比較表で、3つの会計ソフトの電帳法への対応を比べます。

比較表

3つの会計ソフトの「電子帳簿保存法への対応」と料金を比べます。表は各社の公式サイト・ヘルプで確認できた内容だけを載せています。

確認日：2026年11月9日

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