【2026年】領収書をなくしたときの経費の対処法｜再発行・代わりの記録・出金伝票と保存のしかた｜やよい・freee・マネーフォワードを比較

領収書をなくしたときのやり方

ここでは、事業所得がある個人事業主が、事業の経費の領収書やレシートをなくした場合を例にしています。説明は、国税庁の「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」、白色申告者向けの記帳の手引き、電子取引データの保存方法のリーフレット、スキャナ保存のリーフレット、確定申告書等作成コーナーの仕入税額控除に関する説明などをもとにしています（確認日：2026年11月1日）。

最初に知っておきたいのは、領収書がなくても経費にしてよい、と決まっているわけではないことです。経費として認められるかどうかは、支払いの事実と、それが事業のためだったことを、どれだけ示せるかによります。自分のケースで判断に迷うときは、所轄の税務署や税理士に確認してください。

1. お店や取引先に再発行を頼む

まずは、領収書を出したお店や取引先に、再発行してもらえるか問い合わせます。伝えると話が早いのは、次の内容です。

• 支払った日付
• 金額
• 支払い方法（現金・カード・振込など）
• 宛名や但し書きの希望

お店によっては、再発行に応じていない場合もあります。再発行された領収書には「再発行」と書かれていることがあります。受け取ったら、ほかの書類と同じように保存しましょう。ネットで買ったものや予約したものは、購入履歴の画面から領収書をもう一度表示・ダウンロードできるサービスもあります。

2. 支払いを示す記録を集める

再発行が難しいときは、支払ったことを示す別の記録を探します。手元に残りやすいのは、次のような記録です。

カードの利用明細や振込の記録だけでは、「何を買ったか」までは分からないことがあります。注文確認メールや納品書など、内容が分かる記録と組み合わせると、取引の中身を説明しやすくなります。

ICカードの利用履歴は、表示や印字できる期間・件数に限りがあることがあります。なくしたことに気づいたら、早めに確認しておきましょう。

3. 出金伝票などで内容を書き残す

集めた記録を見ながら、支払いの内容を自分で書き残します。よく使われるのが出金伝票です。文房具店などで市販されているほか、会計ソフトや表計算ソフトで作ることもできます。書いておきたい項目は次のとおりです。

• 支払った日付
• 支払先（お店や会社の名前）
• 金額
• 何のために使ったか（例：「〇〇社との打ち合わせの交通費」）
• 領収書をなくした事情と、代わりに残した記録（例：「カード明細あり」）

出金伝票は、支払いの事実を自分で記録するための書類です。これがあれば経費として認められる、というものではありません。カードの明細やメールなど、外から確かめられる記録と一緒に保存しておくことが大切です。

なお、国税庁の案内では、業務に関して任意で作った帳簿も保存の対象とされています。書いた出金伝票も、ほかの書類と一緒に取っておきましょう。

4. 帳簿に記帳し、記録と一緒に保存する

内容がまとまったら、ふだんと同じように帳簿に記帳します。国税庁の案内では、帳簿には取引の年月日、相手方の名称、金額などを書くとされています。白色申告では、少額な費用は項目ごとに日々の合計額だけをまとめて書く簡易な方法も認められています。

帳簿の付け方の基本は、個人事業主の帳簿の付け方にまとめています。

保存期間は、国税庁の案内で次のように決められています。

領収書の代わりに集めたカードの明細や出金伝票も、該当する取引の書類と一緒に、同じ期間保存しておくと安心です。

消費税の課税事業者は「インボイス」も確認する

消費税の課税事業者で、原則の方法（一般課税）で消費税を計算している人は、注意点が増えます。仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と請求書等（インボイス）の両方を保存する必要があります。以前あった「やむを得ない理由があれば帳簿だけでよい」という特例は、インボイス制度の開始とともに廃止されています。

ただし、次のような取引には、一定の事項を書いた帳簿だけの保存で認められる特例があります。

• 3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
• 3万円未満の自動販売機・自動サービス機からの購入
• 基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者の、税込1万円未満の課税仕入れ（少額特例。2029年9月30日までの措置）

なくした領収書が特例の対象になるか、帳簿に何を書けばよいかは、税務署や税理士に確認してください。消費税の計算方法（簡易課税など）によっても扱いが変わります。

メールやネットで受け取った領収書はデータで保存する

メールに添付されたPDFの領収書や、ネットショップのサイト上で表示される領収書は、「電子取引」のデータにあたります。国税庁の案内では、2024年（令和6年）1月以降、電子取引のデータは紙に印刷するのではなく、データのまま保存する必要があるとされています。

国税庁のリーフレットで示されている主なポイントは次のとおりです。

• サイト上にだけ表示される領収書は、PDFやスクリーンショットで保存する方法もある
• 改ざんを防ぐため、たとえば「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作って守る
• 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする（ファイル名を規則的に付ける方法もある）
• 2年前の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられるなら、検索の要件は不要

「なくした」と思っていた領収書が、実はメールやサイトに残っていることもあります。データで受け取ったものは、受け取った時点でフォルダや会計ソフトに保存しておきましょう。保存の要件をくわしく知りたいときは、国税庁の電子帳簿保存法の案内で確認してください。

次からなくさないための工夫

領収書をなくさないいちばんの方法は、受け取ったらすぐ記録に残すことです。

• スマホで撮影する：受け取ったその場でレシートを撮影し、会計ソフトのアプリに取り込む
• カード払いや振込を使う：支払いの記録が明細に残る
• 事業用の口座とカードを分ける：事業の支払いだけを明細で拾える
• 紙の保管場所を決める：月ごとの封筒やクリアファイルにまとめる

なお、撮影したデータを正式な保存として扱い、紙の原本の保存に代える方法（電子帳簿保存法のスキャナ保存）は、国税庁の案内では任意の制度です。読み取りの解像度やタイムスタンプ、入力の期限など細かい要件があり、国税庁は対応したソフトを使うのが一般的としています。使う場合は、国税庁の案内とソフトの対応状況を確かめてから始めましょう。要件を満たさないうちは、撮影したあとも紙の領収書を捨てずに保存しておくのが安心です。

比較表

レシートをすぐ取り込む習慣を作るには、撮影や明細の取り込みができる会計ソフトが役立ちます。3つの会計ソフトの「レシートの取り込み」と料金を比べます。表は各社の公式サイトで確認できた内容だけを載せています。

確認日：2026年11月1日

料金は各公式サイトの税抜表記です。やよいの青色申告 オンラインの初年度無料は、2027年3月15日までの申し込みが対象のキャンペーンで、条件があります。マネーフォワード クラウド確定申告は、2026年12月に料金体系の一部改定を予定していると案内しています。撮影できる件数などはプランによって違います。申し込む前に、各公式サイトで最新の内容を確認してください。