【2026年】給与支払報告書の書き方｜個人事業主の提出先・期限と総括表、給与計算ソフト3選も比較

給与支払報告書とは

給与支払報告書は、給与を払った人が、従業員ごとの1年分の給与や所得控除、源泉徴収した所得税の額を市区町村に知らせる書類です。市区町村はこれをもとに、従業員の住民税を計算します。

出す義務があるのは給与を払った人なので、会社だけでなく個人事業主も対象です。浜松市のページでは、給与や賞与、賃金など（専従者給与を含む）を払った人は、年末調整をしたかどうかに関係なく提出が必要と案内しています。

給与支払報告書は、次の2種類の書類のセットです。

• 個人別明細書：従業員1人につき1枚。1年分の支払金額、所得控除の額、源泉徴収税額などを書く
• 総括表：提出先の市区町村ごとに1枚。給与を払う人（あなた）の情報と、報告する人数などをまとめた表紙

提出先と期限

1月1日現在の住所地の市区町村へ

給与支払報告書は、従業員が1月1日に住んでいる市区町村へ出します。お店や事務所の場所ではありません。従業員が3つの市に分かれて住んでいれば、3つの市にそれぞれ出します。

今回出すのは、令和8年（2026年）中に払った給与の分です。国税庁の令和8年分の手引では、提出先は令和9年1月1日現在の住所地の市区町村、提出期限は**令和9年（2027年）2月1日（月）**です。期限は原則1月31日で、1月31日が土日祝日にあたると翌日以降の開庁日になります。2027年は1月31日が日曜日のため、2月1日が期限です。

年の途中で退職した人の扱い

年の途中で退職した人は、退職したときに住んでいた市区町村へ出します。国税庁の手引では、年の途中で退職した人に払った給与の合計が30万円以下なら、給与支払報告書を出さなくてよいとされています。

ただし、30万円以下でも提出をお願いしている市区町村があります（浜松市など）。従業員が住む市区町村のページで確認してください。

給与支払報告書の書き方

1. 先に年末調整をすませる

個人別明細書には、年末調整で確定した1年分の数字を書きます。年末調整の手順は年末調整のやり方にまとめています。年末調整をしていない人（扶養控除等申告書を出していない人や、年の途中で退職した人など）も、給与を払っていれば報告の対象です。

2. 個人別明細書を書く

個人別明細書の記入項目は、従業員に渡す源泉徴収票とほぼ同じです。国税庁の「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」は、源泉徴収票と給与支払報告書の書き方をまとめて説明しています。主な項目は次のとおりです。

• 従業員の住所・氏名・マイナンバー
• 支払金額（1年分の給与・賞与の合計）
• 給与所得控除後の金額
• 所得控除の額の合計額
• 源泉徴収税額
• 配偶者や扶養親族の氏名とマイナンバー
• 摘要（前の勤め先の給与を合わせて年末調整した場合の内容など）

国税庁のサイトには入力用のPDFがあり、受給者に渡す源泉徴収票と、市区町村に出す給与支払報告書をまとめて作れます。なお、受給者に渡す源泉徴収票には、マイナンバーや法人番号は書きません。

3. 住民税の取り方（特別徴収・普通徴収）を確認する

給与をもらう人の住民税は、原則として「特別徴収」です。市区町村が決めた税額を、給与を払う人が毎月の給与から差し引いて納めます。久喜市の記載要領では、事業者や従業員の希望だけで「普通徴収」（従業員が自分で納める方法）にはできないとしています。

普通徴収にできる理由は、市区町村が符号（普A〜普Fなど）で決めています。久喜市の記載要領では、たとえば次のような理由が挙がっています。

• 退職した人、退職予定の人、休職中の人
• 給与の支払いが毎月ではない人
• 事業専従者（個人事業主のみ）
• 他の勤め先で特別徴収されている人（乙欄の人など）

普通徴収にする人は、個人別明細書の摘要欄に符号を書き、「普通徴収切替理由書」をつけて出します。符号や書き方は市区町村ごとに少し違うので、提出先の記載要領で確認してください。

4. 総括表を書く

総括表は、市区町村ごとに1枚書きます。浜松市は、11月に送る指定番号入りの総括表を使うよう案内しています。東京都中央区のように、サイトから様式をダウンロードできる市区町村もあります。久喜市の記載要領に出てくる主な項目は次のとおりです。

• 特別徴収義務者の指定番号（市区町村から通知された番号）
• 給与支払者の氏名・住所・電話番号
• 個人番号（個人事業主はあなた自身のマイナンバー）
• 給与の支払方法と支払日（例：月給・毎月25日）
• 受給者総人員（1月1日現在、給与を払っている全員の人数）
• 報告人員（その市区町村に報告する人数）
• 普通徴収にする人数
• 提出区分（年間分か、退職者分か）

浜松市のページでは、個人事業主が出すときは、本人確認の手続きも必要と案内しています。

5. 市区町村ごとにまとめて出す

総括表を一番上に、その市区町村に住む人の個人別明細書を重ねて出します。紙で出すときは、郵送か窓口に持ち込みます。eLTAXで出すときは、データを送ると、ポータル側が提出先を判断して各市区町村へ届けます。

青色事業専従者の分も出す

家族に払う青色事業専従者給与も、給与支払報告書の対象です。浜松市のページは、提出が必要な給与に「専従者給与を含みます」と明記しています。家族だからといって省くことはできません。

住民税の取り方は、上の普通徴収の理由に「事業専従者（個人事業主のみ）」を挙げている市区町村もあります。家族の住民税を特別徴収にするか普通徴収にするかは、提出先の市区町村の案内で確認し、迷うときは市区町村の税務課や税理士に相談してください。

源泉徴収票との関係

令和9年から、税務署への源泉徴収票は原則不要に

これまでは、市区町村への給与支払報告書とは別に、一定の人の源泉徴収票を税務署にも出していました。国税庁によると、令和9年1月1日以後に出す令和8年分以後は、市区町村に給与支払報告書を出せば、税務署に源泉徴収票を出したものとみなされます。税務署に出す用の源泉徴収票を別に作る必要はありません。

国税庁のリーフレットでは、給与支払報告書を出した場合は「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」も税務署へ出す必要はないとしています。ただし、税理士報酬などの支払調書のように、源泉徴収票以外の調書を税務署に出すときは、その調書について書いた合計表をあわせて出します。

従業員への源泉徴収票は今までどおり

従業員に渡す源泉徴収票は、これまでどおり全員分を作って渡す必要があります。国税庁の手引では、令和8年分の源泉徴収票の交付期限も令和9年2月1日です。年の途中で退職した人には、退職の日から1か月以内に渡します。

eLTAXと紙のどちらで出すか

eLTAXなら自宅から出せる

eLTAX（エルタックス）は、地方税の手続きをインターネットで行うしくみです。江戸川区のページでは、無料のサービスで、無料のソフト「PCdesk」も使えると案内しています。使うには事前の登録が必要です。

国税庁によると、eLTAXで出した給与支払報告書はマイナポータル連携の対象になり、受け取る従業員の利便性が上がるとしています。紙や光ディスクで出した分は対象外です。なお、eLTAXで源泉徴収票と給与支払報告書をまとめて出す「一元化機能」は、令和8年9月で終了しています。

30枚以上なら電子での提出が義務

給与支払報告書は、前々年に税務署へ出すべきだった源泉徴収票の枚数で、電子での提出が義務になるかが決まります。基準は令和9年から**「100枚以上」から「30枚以上」**に下がりました。国税庁の案内では、令和9年に出す分は令和7年の枚数で判定します。

• 30枚以上：eLTAXか光ディスク等で出す（紙では出せない）
• 30枚未満：紙でも出せる。中央区のように、eLTAXでの提出を勧めている市区町村もある

電子での提出が義務かどうか迷うときは、税務署や税理士に確認してください。

比較表

従業員が住む市区町村ごとに個人別明細書を分け、総括表をつけ、源泉徴収票も作る。人数が少なくても手作業だと手間がかかります。給与支払報告書を作れる給与計算ソフトを3つ比べます。

確認日：2026年11月2日。料金と機能は各公式サイト・ヘルプの表示です。マネーフォワード クラウドは、個人向けで2026年12月、法人向けで2027年6月に料金体系の一部改定を予定していると公式サイトに書かれています。どのプランで給与支払報告書の作成や電子申告まで使えるかは変わることがあるので、申し込む前に公式サイトで確認してください。