【2026年】入社手続きの会社側チェックリスト｜期限・必要書類・社会保険・雇用保険・住民税・パートの加入判断、給与計算ソフト3選も比較

入社手続きの全体像（会社側のチェックリスト）

会社側がやることを、期限の早い順に並べると次のとおりです。

会社として初めて人を雇う場合は、この前に「事業所」としての手続き（社会保険の新規適用や、雇用保険の適用事業所設置届など）が必要です。この記事では、すでに手続きが済んでいる会社に2人目以降が入社するときの流れを中心に説明します。

入社前にやること

労働条件通知書を渡す

厚生労働省は、労働契約を結ぶときに、労働条件を働く人に明示するよう定めています。次の項目は、原則として書面で明示が必要です。

• 契約期間（期間の定めがある場合は、更新する場合の基準も）
• 就業の場所と従事する業務
• 始業・終業の時刻、休憩、休日
• 賃金の決め方、支払時期
• 退職に関すること（解雇の事由を含む）

2024年（令和6年）4月からは、すべての労働契約で、就業場所と業務の「変更の範囲」も明示することになりました。有期契約の場合は、更新の上限の有無なども加わっています。シフト制で働く人は、「シフトによる」とだけ書くのでは足りないと案内されています。厚生労働省のモデル様式を使うと、書き漏れを防ぎやすくなります。

提出してもらう書類

入社する人には、次の書類や情報を出してもらいます。

日本年金機構の案内では、2022年（令和4年）4月以降に初めて年金制度に入った人には、年金手帳の代わりに「基礎年金番号通知書」が発行されています。それより前に年金手帳を受け取っている人は、年金手帳で番号を確認します。

マイナンバーは本人確認とセットで受け取る

マイナンバーを受け取るときは、番号が正しいかの確認（番号確認）と、本人であることの確認（身元確認）が必要です。マイナンバーカードがあれば、1枚で両方を確認できます。受け取ったマイナンバーは、決められた手続きにだけ使い、ほかの書類と分けて管理しましょう。扱い方の詳細は、国税庁のマイナンバーのページで確認できます。

社会保険の資格取得届（5日以内）

健康保険・厚生年金保険に入る人を雇ったら、「被保険者資格取得届」を出します。日本年金機構の案内は次のとおりです。

• 期限：事実が発生した日（入社日など）から5日以内
• 提出先：事務センター、または管轄の年金事務所
• 出し方：電子申請、電子媒体（CD・DVD）、郵送、窓口
• 書くこと：本人の氏名・生年月日・性別・住所と、マイナンバーまたは基礎年金番号。番号が書かれていないと返されます
• 添付書類：原則として不要

配偶者や子どもを扶養に入れる人は、本人から「健康保険被扶養者（異動）届」を出してもらいます。配偶者が国民年金の第3号被保険者になる場合は、その手続きもあわせて行います。健康保険組合に入っている会社は、届け方を健康保険組合に確認してください。

雇用保険の資格取得届（翌月10日まで）

雇用保険に入る人を雇ったら、入社した月の翌月10日までに、管轄のハローワークへ「雇用保険被保険者資格取得届」を出します。資格取得届にはマイナンバーを書きます。加入条件や添付書類、電子申請、遅れたときの対応は、雇用保険の加入手続きにまとめています。

住民税の特別徴収の切替

住民税は、会社が毎月の給与から差し引いて納める「特別徴収」が原則です。入社する人の住民税は、前の状況によって手続きが変わります。ここでは練馬区の案内を例に説明します。

• 前の会社で特別徴収されていた人：前の会社が「給与所得者異動届出書」に記入し、新しい会社が「特別徴収継続」の欄を書いて、本人の住所地の市区町村に出します。練馬区の案内では、提出期限は事由が発生した日の翌月10日までです。
• 自分で納めていた人（普通徴収）：会社が「特別徴収への切替申請書」に、本人から受け取った普通徴収の納付書を添えて出します。納期限が過ぎた分や、年度が違う分は切り替えられないので、本人に納めてもらいます。

切替を受け付けてから税額の通知が届くまで、時間がかかることがあります。書式の名前や期限は市区町村ごとに違うので、本人の住所地の市区町村のページを確認してください。

給与計算への登録

扶養控除等申告書を最初の給与日の前日までに受け取る

国税庁の案内では、年の途中で入社した人は、入社後に最初の給与を受け取る日の前日までに「扶養控除等申告書」を会社に出します。会社はこれを保管します（税務署から求められたときに出します）。申告書が出ていない人は、毎月の源泉徴収で控除を受けられず、年末調整もできません。申告書の有無で、源泉徴収の税額表の「甲欄」「乙欄」が変わるので、給与計算に登録する前に受け取っておきましょう。

前の会社の源泉徴収票は年末調整で使う

国税庁の「中途就職者の年末調整」では、前の会社で扶養控除等申告書を出して給与を受けていた人は、前の会社の給与も合わせて年末調整をするとしています。前の会社の給与額や源泉徴収税額は、前の会社が出した源泉徴収票で確かめます。確認できないときは、会社では年末調整ができず、本人が確定申告で精算することになります。年末が近い時期の入社なら、早めに頼んでおきましょう。

社内の台帳に登録する

給与計算ソフトや台帳に、基本給・手当・通勤手当、社会保険と雇用保険の加入の有無、住民税の月額、振込先を登録します。社会保険の保険料は、資格取得届をもとに決まる標準報酬月額で計算します。労働者名簿や賃金台帳も、厚生労働省の案内にそって作成・保存します。

パート・アルバイトの加入判断

パートやアルバイトでも、条件に当てはまれば社会保険や雇用保険に入ります。本人が入りたいかどうかでは決まりません。

社会保険（健康保険・厚生年金保険）

日本年金機構の案内では、次のどちらかに当てはまる人が被保険者になります。

• 一般の基準：1週の所定労働時間と1か月の所定労働日数が、同じ事業所で同じような仕事をする一般の社員の4分の3以上
• 短時間労働者の基準：4分の3未満でも、従業員数51人以上の企業で働き、週の所定労働時間が20時間以上で、学生ではない人など

2026年（令和8年）10月1日に、短時間労働者の「月額8.8万円以上」という賃金の条件はなくなりました。厚生労働省の資料では、企業規模の条件も2027年10月から段階的に引き下げる予定です（36人以上→21人以上→11人以上→10人以下）。ほかにも細かい条件があるので、判断に迷う人は年金事務所や社会保険労務士に確認してください。

雇用保険

雇用保険は、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用が見込まれる人が対象です。2028年（令和10年）10月からは、週10時間以上に広がります。くわしくは雇用保険の記事で説明しています。

比較表

入社手続きは、同じ情報（氏名・住所・マイナンバー・給与額など）を、社会保険・雇用保険・住民税・給与計算の書類に何度も書く作業です。給与計算ソフトなら、一度登録した従業員の情報から届書を作り、電子申請まで進められます。入社手続きに対応した給与計算ソフトを3つ比べます。

確認日：2026年11月4日。料金は各公式サイトの表示（税抜）です。マネーフォワードは法人向けプランの料金を載せています。経営者1名だけの法人向けには、ひとり法人プラン（年払いで月2,480円、月払いで月3,980円）もあります。個人事業主向けのプランで入社手続きが使えるかは、各公式サイトで確認してください。マネーフォワード クラウドは、2027年6月に料金体系の一部改定を予定していると公式サイトに書かれています。