【2026年】給与明細の作り方｜個人事業主が書く項目と渡し方のルール、ソフト3選も比較

給与明細は渡さなければいけないもの

給与明細は、法律上は「給与等の支払明細書」と呼ばれます。所得税法第231条で、給与を支払う人は、支払を受ける人にこの明細書を渡さなければならないと決められています。会社だけでなく、従業員を雇う個人事業主も同じです。人数が1人でも、短時間のアルバイトでも変わりません。

また、給与を銀行口座に振り込む場合は、厚生労働省の通達で、給料日に次の金額を書いた計算書を渡すこととされています。

• 基本給や手当など、賃金の種類ごとの金額
• 源泉所得税や社会保険料など、賃金から引いた金額（項目ごと）
• 口座に振り込んだ金額

つまり、給与明細は「あると親切なもの」ではなく、給料日に毎回渡すものです。

メールやWebで渡すには本人の同意が必要

紙ではなく、メールで送るPDFやWeb上の明細で渡すこともできます。ただし、所得税法では、あらかじめ本人の承諾を得ることが条件です。国税庁のQ&Aでは、承諾をとる前に次のことを本人に示すとされています。

• 電子で渡す書類の名前（給与明細、源泉徴収票など）
• 渡し方（メール、Webで見る、など）と、ファイルの形式（PDFなど）
• いつから電子で渡すか

承諾の書式は決まっていません。「電子交付に承諾します」という文と日付・氏名を、紙に書いてもらうか、メールやフォームで返してもらう方法が考えられます。期限までに返事がなければ承諾したものとみなす、とあらかじめ知らせる方法も認められています。

承諾した人でも、あとから「紙でほしい」と言われたら、紙で渡す必要があります。ExcelでPDFを作ってメールで送るだけでも電子での交付になるので、同意をとっておきましょう。

（確認日：2026年10月。国税庁「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ＆A」、厚生労働省「賃金の口座振込み等について」）

給与明細に書く項目

給与明細の書き方に決まった様式はありません。一般的には、次の4つの欄に分けて書きます。

このほか、事業所の名前、本人の氏名、何月分の給与か、支給日を入れます。加入していない保険の欄は、空欄か0円にしておけば大丈夫です。

社会保険料や税金以外のもの（社宅費、食事代など）を給与から引くときは、労働基準法第24条にもとづく労使協定が必要です。項目を足す前に確認してください。

それぞれの金額の出し方（割増賃金、社会保険料、源泉所得税など）は、給与計算のやり方にまとめています。この記事では、計算した結果を明細にする手順に絞ります。

給与明細の作り方（手順）

作り方は、大きく分けて「Excel・テンプレートで作る」と「給与ソフトで作る」の2つです。

Excel・テンプレートで作る手順

1. ひな形を用意する：Excelや表計算ソフトで、上の4つの欄を作ります。ソフトに付いているテンプレートや、無料で配られているひな形を使ってもかまいません。
2. 1人1シートで毎月の記録を残す：勤怠と支給・控除を入力するシートを従業員ごとに作り、月ごとに列を増やすと、そのまま1年分の記録になります。
3. 計算式を入れる：総支給額、控除の合計、差引支給額は計算式にして、手入力のミスを減らします。
4. 税額や保険料は公式の表で確認する：源泉所得税は国税庁の税額表、保険料は協会けんぽ・日本年金機構・厚生労働省の表で、その年度のものを使います。表が変わる月（保険料は3〜4月ごろ、税額表は改正があった年）に更新を忘れないようにします。
5. 印刷するかPDFにして渡す：紙で手渡しするか、同意をとったうえでPDFをメールで送ります。PDFにはパスワードをかけ、パスワードは別の方法で伝えると安心です。
6. 控えを保存する：渡した明細の控えを残しておきます。賃金台帳（労働基準法で作成と保存が決まっている帳簿）の記録とも合わせておきましょう。

費用がかからない反面、計算式の誤りや、料率・税額表の更新漏れに自分で気づく必要があります。

給与ソフトで作る手順

1. 事業所と従業員の情報を登録する：事業所名、給料日、締め日、従業員の氏名・住所・扶養の人数・保険の加入状況、振込先などを入れます。
2. 給与の項目を設定する：時給・月給、手当、控除の項目を設定します。明細に表示する項目も、ここで決められるソフトが多いです。
3. 毎月の勤怠を入力する：勤務時間や残業時間を入力するか、勤怠管理の機能・サービスから取り込みます。
4. 計算結果を確認して確定する：ソフトが総支給額、保険料、源泉所得税、差引支給額を計算します。最初の数か月は、手計算の結果とも見比べると安心です。
5. 明細を配る：Web明細として公開するか、PDFや紙に印刷して渡します。Web明細を使う場合は、先に従業員から電子交付の同意をとり、ログイン用の招待を送ります。

料率や税額表が変わったときは、クラウドの給与ソフトなら多くの場合、自動で更新されます。それでも、切り替わる月に正しい率になっているかは確認しましょう。

個人事業主本人と家族の給与の扱い

事業主本人の給与明細はいらない

個人事業主は、自分自身に「給与」を払うことはできません。生活費として事業のお金を引き出しても、必要経費にはならず、帳簿では事業主貸として記録します。そのため、事業主本人の給与明細は作りません。

家族に給与を払うなら青色事業専従者給与の届け出を確認

一緒に暮らしている家族（配偶者や子など）に給与を払っても、原則として必要経費にはなりません。青色申告をしていて、国税庁が定める条件を満たす家族に払う場合は、「青色事業専従者給与」として必要経費にできます。主な条件は次のとおりです。

• 生計を一にする配偶者その他の親族で、その年の12月31日時点で15歳以上であること
• その年を通じて6か月を超える期間、事業にもっぱら従事していること
• 「青色事業専従者給与に関する届出書」を、原則として経費にしたい年の3月15日までに税務署へ出していること（年の途中で新たに事業を始めた場合などは、その日から2か月以内）
• 届出書に書いた金額の範囲内で、仕事の内容に見合った額を支払うこと

（確認日：2026年10月。国税庁「No.2075 青色事業専従者給与と事業専従者控除」）

専従者給与も給与なので、源泉所得税の扱いや給与明細の作成は、ほかの従業員と同じように考えます。届出書の金額と実際に払った額が合っているかは、明細と帳簿で確認できるようにしておきましょう。家族の給与の金額や、社会保険・雇用保険の扱いは判断が分かれやすいので、税理士や社会保険労務士に相談してください。

比較表

明細を毎月の計算とまとめて作り、電子で配れる給与ソフトを3つ比べます。

料金と機能は各公式サイトの表示です（確認日：2026年10月）。マネーフォワード クラウドは2027年6月に料金体系の一部改定を予定していると公式サイトに書かれています。申し込む前に最新の料金を確認してください。給与ソフトの料金やプランの違いのくわしい比べ方は給与計算ソフトの比較記事にまとめています。